Interview CIO



Interview mit dem Beauftragten der Landesregierung für Informationstechnologie, Herrn Ministerialdirektor Stefan Krebs und dem Präsidenten der BITBW, Herrn Christian Leinert


mima: Herr MD Krebs, seit Juli 2015 sind Sie der „Chief Information Officer“ (CIO)des Landes Baden-Württemberg und damit der oberste Verantwortliche im Land für die Neuordnung und Zentralisierung der Landes-IT. In einem Interview in der Stuttgarter Zeitung aus dem Jahr 2015 haben Sie beschrieben, dass „Ihr Antritt beim Land Baden-Württemberg unter der Maßgabe erfolgt, dass Sie dem Land eine einheitliche IT-Struktur verschaffen, die wirtschaftlich, nachhaltig, serviceorientiert und dennoch sicher ist.“ Wir schreiben das Jahr 2017: Wie weit sind Sie bisher diesem Ziel näher gekommen? Welche Meilensteine sind geschafft, und wie geht es weiter? Und was erwarten Sie hierbei vom Regierungspräsidium Tübingen? 

MD Krebs: In den zurückliegenden knapp zwei Jahren ist es meinem Team und mir gelungen, die BITBW als zentralen IT-Dienstleister der Landesverwaltung zu etablieren. Das anfangs umstrittene Thema „Nutzungspflicht der BITBW“ ist inzwischen allgemein akzeptiert. Mittlerweile wurden beispielsweise der Betrieb von zahlreichen Firewalls sowie E-Mail-Postfächern bei der BITBW gebündelt. Ebenso wurde das SAP Competence Center (SCC, ehemals LCC) in die BITBW integriert. Ferner wurden Aufgaben im Bereich Telefonie von Vermögen und Bau Baden-Württemberg durch die BITBW übernommen.Um den damit verbundenen vielfältigen Anforderungen gerecht werden zu können, folgte das entsprechende Personal den einzelnen Tätigkeiten zur BITBW. 

Im Sommer des vergangenen Jahres wechselten 50 Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen der Landesverwaltung zur BITBW, sodass jetzt rund 360 Mitarbeiter dort tätig sind. Das heißt, wir haben die Zahl der Mitarbeiter um fast 20 Prozent erhöht. Zusätzlich sind aktuell zahlreiche neue Stellen bei der BITBW ausgeschrieben.Ein weiteres, konkretes Beispiel für die IT-Bündelung und Vereinheitlichung ist die Einführung eines „Standardarbeitsplatzes“ auf Basis von Windows 10. Dieser landesweit einheitliche IT-Arbeitsplatz wird künftig allen Nutzern in der Verwaltung durch die BITBW zur Verfügung gestellt werden. Die Planungen hierzu sind fast abgeschlossen, so dass wir in Kürze die ersten Installationen ausrollen können. 

Parallel haben wir mit der Firma Oracle einen Vertrag geschlossen, der für alle Ministerien gilt. Dieser beinhaltet neben unlimitierten Nutzungsrechten an Oracle-Produkten auch einen Rahmenvertrag für spezielle Technologien des Software-Herstellers – etwa Cloud Services. Durch diesen Vertrag kann das Land in den kommenden Jahren richtig Geld sparen. Ich hoffe, dass wir ähnliche Verträge auch mit anderen großen Softwareherstellern abschließen können.Demgegenüber wird die Konsolidierung der Fachverfahren noch einige Zeit in Anspruch nehmen. Das Thema ist sehr komplex und muss daher schrittweise angegangen werden. In Baden-Württemberg haben wir aktuell über 2.000 Fachverfahren im Einsatz – ein nicht unerheblicher Anteil hiervon wird ja auch beim Regierungspräsidium Tübingen genutzt. Wir haben da zum Glück noch keinen Zeitdruck, denn die Entwicklung und Pflege von Fachverfahren muss erst bis 2022 durch die BITBW erfolgen. Gleichwohl sind wir auf die Unterstützung und das Know-How der Kolleginnen und Kollegen vor Ort angewiesen, um die Bündelung und Konsolidierung der Fachverfahren sinnvoll planen und durchführen zu können. 

mima: Herr Leinert, ein wichtiges Argument für eine Neuorientierung und Weiterentwicklung der Landes-IT ist, dass wir mit den gesellschaftlichen Anforderungen Schritt halten müssen. Bei der Bewältigung der Flüchtlingsströme hat auch das Regierungspräsidium Tübingen zu spüren bekommen, dass sich diese gesellschaftlichen Anforderungen sehr schnell ändern können und dass kurzfristig projektorientiert gearbeitet werden muss.

Und allgemein wissen wir alle, dass Arbeitsprozesse immer schneller verlaufen und Reaktionszeiten immer kürzer bemessen sind. Die BITBW hat als IT-Dienstleister viel Erfahrung im Betrieb von Standardarbeitsplätzen und Servern. Wie gewährleisten Sie, dass kurzfristige IT- Anforderungen der Ressorts umgesetzt werden können?

 

Leinert: Die Flüchtlingshilfe forderte uns alle in besonderer Weise; die Regierungspräsidien haben hier eine exzellente Leistung geliefert! Auch die BITBW hat pragmatisch und im Sinne der Problemlösung teilweise deutlich über ihren Auftrag hinaus gehandelt. Alle Beteiligten waren bereit, zusätzliche Rufbereitschaften zu übernehmen, vor Ort auszuhelfen und sich auch an Wochenenden einzubringen. Das war beeindruckend! Eine solche Situation ist aber glücklicherweise eine Ausnahme, und das muss sie aus Rücksicht auf unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch bleiben.

Für kurzfristige, individuelle IT-Anforderungen im Regelbetrieb ist die BITBW momentan noch nicht ideal aufgestellt. Unser Personal ist dieses und nächstes Jahr mit der Übernahme von etwa 60.000 Arbeitsplätzen in die IT-Vollbetreuung sehr stark ausgelastet. Parallel ist ein sehr umfangreiches IT-Service-Management-Verfahren - Stichwort „USU Valuemation“ - einzuführen und die IT-Sicherheit mit der Aufrechterhaltung der Zertifizierung der EU-Zahlstelle erfordert ebenfalls unser Augenmerk.

Bis auf weiteres halte ich die vor Ort bewährte IT-Unterstützung für kurzfristige und individuelle Lösungen für den besten Weg.

mima: Haben Sie bei BIT-BW eigentlich auch so etwas wie eine „kreative Gruppe“, die gesellschaftliche Entwicklungen oder Entwicklungen im IT-Bereich aufgreift und Strategien für das Land vorausdenkt?

 

Leinert: Leider nicht, das kommt momentan etwas zu kurz. Die BITBW ist ohne Personalverstärkung aus dem IZLBW gebildet worden und ist aktuell sehr stark in Migrationsthemen, aber auch in neue Themen wie Geo-IT, E-Akte der Justiz, Betrieb service-bw, Informationssicherheitsmanagement und Vielem mehr eingebunden. Die operativen Themen gehen vor. Allerdings hoffe ich sehr, dass wir uns nach und nach „freischwimmen“ und in größerem Maße Personal in innovative Themen stecken können. Dabei setze ich auch auf das Personal, das schrittweise aus den Dienststellen zur BITBW kommen wird. 

mima: Herr MD Krebs und Herr Leinert, denken wir an den Straßenbau, die Raumordnung oder auch den Naturschutz: Ein Großteil unserer Entscheidungen basiert auf der Anwendung sehr spezieller IT-Fachanwendungen - insgesamt sind es rund 430 Fachverfahren allein im Regierungspräsidium Tübingen. Inwieweit ist hier eine Bündelung bei der BITBW für diese Verfahren überhaupt sinnvoll? Welche Vorteile bringt das für unsere Arbeit im RP, und an welchen Strategien arbeiten Sie hier zur zukünftigen Bereitstellung der Fachverfahren – vor allem auch im Hinblick auf die Nutzung mobiler Endgeräte? 

MD Krebs: Bei Fachverfahren haben wir zwei Verfahrensschritte, die Entwicklung und den späteren Betrieb. Zur Vereinheitlichung der Entwicklung von Fachverfahren haben wir ein Softwarearchitektur Board eingerichtet. Hier wird die künftige IT-Gesamtarchitektur erarbeitet und neue Standards für die künftige Entwicklung von Fachverfahren etabliert, damit diese sich optimal in diese Zielarchitektur einfügen. Das ist die Basis für einheitliche Betriebsprozesse, die wir dann auch besser als bisher automatisieren können. Es ist noch ein weiter Weg, aber ich sehe anders keine Chance, unsere historisch gewachsene Vielfalt der IT in den Fachverfahren in den Griff zu bekommen und leistungsfähig für die Zukunft zu machen. 

Leinert: Der Betrieb der Fachverfahren gehört in zentrale Hände – das ist für mich selbstverständlich. Hier sind Vorteile in der Verfügbarkeit, Sicherheit und Wirtschaftlichkeit zu erwarten. Die Regierungspräsidien leisten unter anderem sehr wichtige Beiträge durch Funktionstests der Fachverfahren und die Freigabe von Versionen. Ebenso durch den fachlichen Support. Es liegt aber auf der Hand, dass Fachverfahren idealerweise im ganzen Land einheitlich verwendet und, gerade auch in Hinblick auf die mobile Nutzung, einheitlich entwickelt, gepflegt und getestet werden – das wird, Herr Krebs sagte es bereits, ohne die Regierungspräsidien und ihr fachliches Wissen nicht gehen. Über den besten Weg für die Zukunft sollten wir noch in Gespräche eintreten. 

mima: Herr Leinert, unter diesem Aspekt treibt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Regierungspräsidium Tübingen natürlich auch die Sorge um, dass die schnelle Hilfestellung auf dem „kurzen Wege“ durch einen noch nicht nachvollziehbaren Workflow „weit weg in Stuttgart“ eher gefährdet ist. Können Sie uns hier beruhigen?

Leinert: Es ist eine Medaille mit zwei Seiten. Der kurze Weg geht über eine persönlich bekannte Person die auf Zuruf rasch reagiert und IT-Einstellungen oder technische Komponenten verändert. So kann - und will - ein zentraler Dienstleister nicht arbeiten. Dokumentierte, einheitliche und klare Prozesse sind für einen IT-Dienstleister mit sehrkomplexen Infrastrukturen und hohen Sicherheitsanforderungen unerlässlich. Die Auswirkungen auf den Kunden bzw. auf die Anwenderinnen und Anwender der IT sollten allerdings minimal sein, die Prozesse sollen im Hintergrund ablaufen.Die Workflows werden derzeit erarbeitet und auf die Anforderungen unserer Kunden hin optimiert. Wir können hier leider nicht die bisherigen Handlungsanweisungen des IZLBW übernehmen, da die BITBW den Auftrag hat die Betriebsprozesse in einem weitgehend einheitlichen Landesstandard für alle Ressorts zu definieren.Noch ein Wort zur schnellen Hilfe: Dazu gehören beide – Kunde und Dienstleister. Für eine gute Erstlösungsrate im Service-Desk benötigt der Dienstleister beispielsweise auch die erforderlichen Berechtigungen. Und für ein rasches Handeln bei neuen Aufträgen ist ein gutes Vertrauensverhältnis unabdingbar. Das wird wachsen und deshalb bin ich überzeugt, dass wir gemeinsam zum Erfolg kommen werden.

mima: Herr MD Krebs, eines der drängendsten Themen für Baden-Württemberg ist die Digitalisierung. Ein zentrales Ziel des Landes ist dabei die Einführung einer landesweit einheitlichen elektronischen Akte (E-Akte). Wo sehen Sie die größten Vorteile, aber auch Herausforderungen bei diesem Projekt?

Krebs: Die elektronische Aktenführung innerhalb der Verwaltung ist längst überfällig. Wir können uns dem Lauf der Welt hier nicht mehr verweigern und müssen diesen wichtigen Schritt der Digitalisierung auch nach innen gehen. Die Vorteile liegen auf der Hand: Dieses große Organisationsprojekt gibt uns die Gelegenheit überkommene Geschäftsprozesse kritisch zu hinterfragen, zu standardisieren und unser ohnehin schon in weiten Teilen elektronisches Arbeiten zu synchronisieren und wieder in geordnete Bahnen zu lenken. Die elektronisch verfügbare Akte ermöglicht den Mitarbeitern außerdem mehr Flexibilität im Sinne von orts- und zeitunabhängigem Arbeiten. Dies sind die Arbeitsplätze der Zukunft, die wir dringend schaffen müssen, um auf dem umkämpften Markt knapper Mitarbeiterressourcen bestehen zu können. Wie ich eingangs schon sagte, handelt es sich um ein großes Organisationsprojekt. Und genau hier liegt auch die größte Herausforderung. Die auch nicht ganz unerheblichen technischen Herausforderungen, wie Sicherheit der Daten, rechtssichere Erfassung und Aufbewahrung der Dokumente oder perfomanter Betrieb dürfen wir nicht unterschätzen, aber ganz entscheidend wird es sein, die Mitarbeiter, in deren bisherige Arbeitswelt tiefgreifend eingegriffen wird, zu überzeugen. 

mima: Herr MD Krebs, im Interview mit dem RPS haben Sie berichtet, dass „mit der E-Akte alle Landesmitarbeiterinnen und -mitarbeiter jederzeit und ortsunabhängig auf ihre Dokumente zugreifen und sich damit stets auf dem gleichen Kenntnisstand...“ befinden. Welche Ideen haben Sie hier genau und welche Technologien wollen Sie dazu einsetzen?

Krebs: Hier rede ich von nichts anderem als dem Arbeitsplatz der Zukunft, den ich eben schon als einen großen Vorteil der E-Akten-Einführung nannte. Ich kann mir vorstellen, alle Mitarbeiter mit mobilen Geräten auszustatten, die es ihnen erlauben, von überall her auf ihre Arbeitsunterlagen zu zugreifen. Das ganze Büro in der Hosentasche sozusagen, vielleicht wird es auch eine Handtasche oder Aktentasche. Technisch ist das heute kein Problem mehr, das machen uns die Unternehmen bereits vor, wo jeder Mitarbeiter bei Arbeitsbeginn ein Smartphone oder Tablet bekommt und damit viele Arbeitsschritte über interne Business-Apps erledigt werden, die Daten an die internen Fachanwendungen sicher weiterleiten und austauschen können. Und auch wir können ja bereits heute unsere Dienstreiseabrechnung schnell und sicher auf der Heimreise im Zug zu erledigen oder unser Interesse an einer Fortbildung im Bildungsportal anmelden. Warum sollen wir diese Möglichkeiten nicht konsequent auf alle Bereiche der Verwaltung ausdehnen? 

mima: Herr MD Krebs, natürlich reizt es uns, wenn wir einen absoluten IT-Fachmann im Hause haben, die Gelegenheit zu nutzen, die eine oder andere fachliche Frage zu stellen, die uns auf den Nägeln brennt: Die Flexibilisierung der Arbeitswelt, der Wunsch nach Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird auch im Regierungspräsidium Tübingen diskutiert. Unser Haus bietet rund 160 Telearbeitsplätze an. Wie stehen Sie zur Nutzung von privaten Endgeräten, z. B. einer Terminalserverinfrastuktur auf Citrix? In einigen Behörden wird den Kolleginnen und Kollegen auch die kostengünstige Nutzung der Microsoft Produkte durch den Home-Use-Vertrag ermöglicht. Werden Sie die Nutzung dieser Möglichkeit auch in der Innenverwaltung öffnen, und welche Rolle spielen Smartphones und Tablets in dieser Überlegung?

MD Krebs: Zwingende Voraussetzung für die Nutzung privater Endgeräte ist, dass die im Landesverwaltungsnetz gesetzten Sicherheitsstandards eingehalten werden. So lassen wir in den Regierungspräsidien die Nutzung von WorxMail auf privaten Smartphones zu. Mit dieser BITBW-App können dienstliche E-Mails unterwegs auch ohne zusätzliche dienstliche Smartphone-Ausstattung sicher bearbeitet werden. Sobald die BITBW einen geeigneten Zugang zu einer im Rechenzentrum installierten Citrix Terminalserverinfrastruktur und dort virtuelle PCs anbietet, könnten wir auch private Endgeräte in der Telearbeit zulassen. Die eigentliche Datenverarbeitung findet in diesem Falle im geschützten Rechenzentrum der BITBW und nicht auf dem PC zuhause statt. Der PC wird nur noch für die Darstellung der Bildschirminhalte benötigt.Zur Nutzung des Microsoft Home-Use-Vertrags haben wir in der Innenverwaltung bereits 2013 eine klare Entscheidung getroffen. Die Behörden und somit auch die Regierungspräsidien können den Home-Use-Vertrag eigenverantwortlich nutzen. Bislang gab es allerdings noch keine Lizenz-Abrufe. Die Regierungspräsidien können also jederzeit über unsere IT-Leitstelle Home-Use-Lizenzen beantragen.Smartphone und Tablet gehören mittlerweile oft zur Standardausstattung in den Behörden, insoweit begrüße ich auch den privaten Umgang damit. Sie müssen allerdings schauen, wie Sie das finanzieren können. Dazu müssen Sie im Gegenzug ggf. auf bisher gewohnte dienstliche Ausstattung verzichten, z. B. auf einen zusätzlich fest installierten PC am Telearbeitsplatz. Ein wichtiges Anliegen ist mir außerdem noch, dass die IT-Infrastruktur des Landes bei aller Offenheit gegenüber privaten Endgeräten auf Seiten der BITBW betreibbar bleibt. 

Herr MD Krebs, Herr Leinert, vielen Dank für das Interview. 

Die Fragen stellten Dr. Stefan Brendler, 11, und Silvia Langer, K-Stelle.