Interview QM

Interview mit der Beauftragten für Qualitätsmanagement Patricia Kremmler

Frau Kremmler, seit dem 01.02.2017 sind Sie als Qualitätsmanagerin im Regierungspräsidium Tübingen tätig und hatten etwas Zeit sich in Ihr neues Aufgabengebiet einzuarbeiten. Wie sieht momentan ein normaler Arbeitstag bei Ihnen aus?

QM-Logo.JPG: Die Koordinierung der Zielvereinbarungen zwischen Herrn Regierungspräsident und den einzelnen Abteilungen hat gleich zu Beginn einen großen Teil meines Arbeitstages in Anspruch genommen. Die Zielvereinbarungen sind zwischenzeitlich auch im Intranet veröffentlicht. Der Start der Umsetzungsphase des Aktionsplans zukunftsorientierte Personalpolitik hat mich ebenfalls von Beginn an beschäftigt.  Hier geht es darum, konkrete Projekte anzuschieben und zu entwickeln. Ein Beispiel ist das Patensystem für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Nach einigen Telefonaten und Gesprächen mit Kolleginnen und Kollegen hat sich herausgestellt, dass es das Patensystem vom Grundsatz her bereits gibt. Meine Aufgabe wird es nun sein, zusammen mit einer abteilungsübergreifenden Arbeitsgruppe, einen Leitfaden hierzu zu erarbeiten.

Was macht Ihnen am meisten Spaß an Ihrer Arbeit bzw. was sind die größten Herausforderungen sind?

QM-Logo.JPG: Am meisten macht es mir Spaß, Veränderungsprozesse zu begleiten und Projekte zu unterstützen, die die Arbeit der Kolleginnen und Kollegen erleichtern. Von besonderer Bedeutung sind für mich Maßnahmen, mit denen die Zufriedenheit am Arbeitsplatz erhalten und sogar noch erhöht werden kann. Darin sehe ich die große Herausforderung, da hierbei unterschiedliche Interessen zu berücksichtigen sind. Diese Mittlerrolle macht aber auch den besonderen Reiz meiner Tätigkeit aus.

Im Dezember 2016 unterzeichnete Regierungspräsident Klaus Tappeser den Aktionsplan zukunftsorientierte Personalpolitik als Zielvereinbarung im Rahmen des Programms „familienbewusst & demografieorientiert“.  Was genau umfasst diese Zielvereinbarung und was soll durch sie bewirkt werden?

QM-Logo.JPG: Innerhalb eines Jahres sollen mit 18 Maßnahmen in verschiedenen Handlungsbereichen vor allem die interne und externe Kommunikation verbessert sowie Arbeitsabläufe optimiert werden. Aktuell ist zum Beispiel ein abteilungsübergreifender Prozess zum Wissenstransfer gestartet worden, um bei einem Stellenwechsel das Wissen systematisch und zügig an die Nachfolgerin oder den Nachfolger weitergeben zu können und generell auch die entsprechendenWerkzeuge zur Hand zu haben.

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Der KVP – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ist ein wichtiger Bestandteil des Qualitätsmanagements im Hause, der vor allem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betrifft. Was genau ist darunter zu verstehen?

QM-Logo.JPG: Mit dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess gestalten und steuern wir aktiv und regelmäßig unsere Arbeitsabläufe. Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess zeichnet sich dabei durch eine Vielzahl von Maßnahmen aus, die schnell zu realisieren sind, weniger durch große und langwierige Projekte. So kann beispielsweise ein Arbeitsablauf dadurch verbessert werden, dass Dokumente und Dateien eindeutig beschriftet sind und nicht erst lange danach gesucht werden muss. Bei komplexen Aufgaben kann es darum gehen, Checklisten und Prozessbeschreibungen zu erarbeiten.

Welche Vorteile bringt der Kontinuierliche Verbesserungsprozess für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Regierungspräsidiums Tübingen aus Ihrer Sicht mit sich?

QM-Logo.JPG: Die Vorteile sind vielfältig. Verbesserte Arbeitsabläufe führen dazu, dass mehr Zeit für Wesentlicheres gewonnen wird. Dadurch kann die Arbeitsbelastung abnehmen. Es passieren weniger Fehler und Termine können besser eingehalten werden. Das wirkt sich auch auf die Arbeitsatmosphäre positiv aus. Ich denke auch, dass die Zusammenarbeit im Rahmen eines Verbesserungsprozesses das Wir-Gefühl in einer Abteilung oder in einem Referat stärken und die Motivation erhöhen kann. Letztlich haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Beendigung des KVP-Projektes etwas gemeinsam geschaffen, das sinnvoll ist und den Arbeitsalltag erleichtert.

Wie genau läuft ein solcher Kontinuierlicher Verbesserungsprozess ab, wer ist alles beteiligt?

QM-Logo.JPG: Zunächst müssen wir Kenntnis über einen Verbesserungsbedarf in einem Arbeitsbereich erhalten. Daher sind alle Beschäftigten aufgerufen, diesen Bedarf entweder über die KVP-Karte oder direkt bei mir oder der/dem KVP-Beauftragten der jeweiligen Abteilung zu melden. Ist dieser Vorschlag nach einer fachlichen Vorprüfung angenommen, wird der Arbeitsbereich in einem ersten Schritt analysiert. Anschließend werden in einem Workshop mit allen Beteiligten konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeitet, die  schnellstmöglich umgesetzt werden. Der Prozess ist detailliert im Intranet unter der Rubrik „Verwaltungsmodernisierung“ beschrieben.

Frau Kremmler, vielen Dank für das Interview!

Die Fragen stellte Anne-Sophie Fauser, Praktikantin an der K-Stelle.