Die E-Akte kommt...

 

Aktueller Projektstand

Derzeit wird ein europaweites Vergabeverfahren unter Berücksichtigung der behördenspezifischen Anforderungen an die landeseinheitliche E-Akte durchgeführt, um die Anpassung der zu beschaffenden Lösung an alle Behörden der Landesverwaltung sicherzustellen. Hierdurch soll die Einführung der E-Akte ohne größere Reibungsverluste in den Behörden gewährleistet werden.


Jasmin Göser

Referat 11 - Organisation, Information und Kommunikation


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Elektronische Akte statt Papierberge
– Startschuss für die landeseinheitliche E-Akte

ein Beitrag von Jasmin Göser, Referat 11

Die Digitalisierung der Landesverwaltung schreitet weiter voran. Mit Erlass des EGovG BW hat sich der baden-württembergische Gesetzgeber zur elektronischen Aktenführung bekannt und ab dem Jahr 2022 verpflichtend festgeschrieben. Neben dem Start der elektronischen Personalakte und der Einführung der elektronischen Akte bei den Gerichten steht nun ein weiteres Projekt an, mit dem die Landesbehörden ihren nächsten Schritt in die Zukunft machen: die flächendeckende Einführung einer landeseinheitliche elektronischen Akte in der Landesverwaltung. 


Die Einrichtung dieses ressortüber-greifenden Projektes unter der Feder-führung des Innenministeriums hat das Kabinett in seiner Sitzung am 7. März 2017 beschlossen. In diesem Rahmen wurde die Stabsstelle Projekt E-Akte gegründet. Am 4. Mai 2017 fand dann die konstituierende Sitzung der Projektgruppe unter Vorsitz von Ministerialdirigent Eberhard Wurster statt.

Geplant ist, die E-Akte zunächst bis Mitte 2019 in verschiedenen Pilotbehörden einzuführen. Das Regierungspräsidium Tübingen wird selbst mit kleineren Einheiten an der Pilotierung teilnehmen. Bis spätestens zum 1. Januar 2022 soll die landeseinheitliche E-Akte flächendeckend in der Landesverwaltung ausgebreitet sein.
Für den Bereich der Innenverwaltung wird die E-Akte BW neben dem Innen-ministerium und den Regierungspräsidien in sämtlichen nachgeordneten Bereichen sowie bei der Polizei eingeführt werden.


Organigramm Stabstelle Projekt E-Akte Innenministerium

Die Umsetzung in den Dienststellen des nachgeordneten Bereichs erfolgt durch den jeweiligen Behördenverantwortlichen. So kann nicht nur eine schnelle Arbeits-aufnahme des Projekts sondern auch die Berücksichtigung behördenspezifischer Erfordernisse sichergestellt werden.
Da die Einführung der landeseinheitlichen elektronischen Akte nahezu alle Arbeits-bereiche und Arbeitsabläufe berühren wird, werden sich innerhalb des Zentral-projekts sechs verschiedene Teilprojekte mit zu klärenden Fragen und Aufgaben aus unterschiedlichen Bereichen befassen.

Denn obwohl der Begriff „elektronische Akte" zunächst vielleicht etwas anderes vermuten lässt, handelt es sich bei ihrer Einführung in erster Linie um ein Organisationsprojekt.
Da klar ist, dass sich eine so revolutionäre Reform nur mit den Beschäftigten als künftigen Nutzern der E-Akte BW erfolgreich umsetzen lässt, spielt das Veränderungsmanagement bei der Einführung eine zentrale Rolle. Die erfolgreiche Umsetzung ist daher nur gemeinsam und mit der frühzeitigen Einbindung aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglich.


Die E-Akte BW wird das bisherige papiergebundene Verfahren weitest-gehend ersetzten. Digitale Eingänge wie etwa in E-Mails werden in der E-Akte direkt aufgenommen, Papiereingänge werden bis auf wenige Ausnahmen digitalisiert. Auf lange Sicht sollen die Posteingänge in Papierform so gut wie möglich vermieden werden. Neben dem Aspekt der Zeitersparnis, der sowohl aufgrund der direkten digitalen Weiterleitung an die zuständigen Sach-bearbeitungen als auch aufgrund der schnellen und einfachen Recherche fernab der Papierordner erheblich sein wird, bringt die Einführung der elektronischen Akte einen entscheidenden Nutzen für die Landesverwaltung mit sich - vom Nachhaltigkeitsaspekt aufgrund der Papierersparnis ganz zu Schweigen. Zudem gewährleistet die elektronische Aktenführung hohe Transparenz, da jederzeit der Bearbeitungsstand sowie der Stand der Mitzeichnungen einer Akte nachvollzogen werden kann.
Fest steht also, dass die Landes-verwaltung vor einem großen Projekt steht, das gemeinsam angegangen werden muss. Ab 2022 werden lästige Papierberge der Vergangenheit an-gehören. Doch bis dahin gibt es noch einiges zu tun.
Fragen und Anregungen können Sie gerne an Frau Jasmin Göser richten, Tel: 07071/757-3055, E-Mail: Jasmin.Goeser@rpt.bwl.de