ER steht vor der Tür....

Weitere Informationen zu unserem Weihnachtsmärchen finden Sie unter:http://www.iv-intra.bwl.de/rpt/HaushaltControlling/KontierungErfassung/CATS/Seiten/default.aspx

Oder direkt bei Referat 13, Herrn Kurz, Frau Koutroubi, Frau Rathgeb.


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Ein Beitrag von Nadine Rathgeb, Panajota Koutroubi und Bernhard Kurz


Vielleicht fragen Sie sich jetzt, wer ER ist. „DER“ Christkind scheidet jedenfalls schon einmal aus. Gemeint ist vielmehr der PSV-Übertrag. Geht Ihnen immer noch keine Kerze auf?

PSV bedeutet Pauschale Stundenverteilung und ist zuweilen so beliebt wie zu viel süßer Lebkuchen in Verbindung mit zu viel schlechtem Glühwein. Nicht nur Chaos beim Geschenkeeinkauf auf den letzten Drücker kann ein alljährliches Ärgernis sein, sondern auch die lästige Zeiterfassung, wo sich zum Jahresende doch ohnehin so einiges stapelt.

Und bei der Verbuchung von Zeiten gab es doch auch noch etwas mit CATS. Ja stimmt, was war denn das? CATS-Anwender erfassen ihre tatsächlichen Arbeitsstunden auf mehrere Aufträge (=Produkte/Projekte), PSV-Anwender hingegen weisen jedem Auftrag einen prozentualen Anteil ihrer monatlichen Arbeitszeit zu. Vielleicht denken Sie sich jetzt, warum es für die Zeiterfassung zwei Systeme gibt, wenn die PSV doch viel leichter ist. Nun, Sie backen ja auch nicht nur eine Sorte Plätzchen. Und auch nicht immer nur die einfachste. Aber keine Sorge, wir lüften das Geheimnis nicht erst an Weihnachten: SAP-CATS wird von den Mitarbeiter/-innen genutzt, die auf mehrere Aufträge buchen und deren Zeitanteile schwanken können. Im Gegensatz dazu stellt die PSV eine wesentliche Vereinfachung für diejenigen Beschäftigten dar, die ihre Zeiten auf nur wenige Aufträge buchen und deren Anteile relativ konstant sind. Der Anteil der PSV-Anwender liegt im Regierungspräsidium Tübingen derzeit bei ca. 75 Prozent.

War doch gar kein super Geheimnis, hören wir jemanden in der letzten Reihe maulen. Tja, das ist wie mit den Geschenken von der Großtante: meistens enttäuschend. Dafür zeigen wir Ihnen mal, was wir mit den von Ihnen erfassten Zahlen alles anstellen können:

 

Im Schaubild ist abgebildet, wie viele Arbeitskraftanteile beim Regierungspräsidium Tübingen je Ressort eingesetzt werden. Diese Auswertung ist möglich, weil die Aufträge über die Stammdaten den einzelnen Fachbereichen der Ressorts zugeordnet sind.

Irre, oder? Und das hat noch nicht einmal etwas mit einem Weihnachtswunder zu tun, sondern mit Ihren Buchungen. Denn diese erlauben es uns, auftragsbezogene und anonymisierte Auswertungen für den internen und externen (i. d. R. für Führungskräfte, Ministerien, Rechnungshof u. a. Interessenten) Gebrauch anzufertigen. Nicht nur für das oben gezeigte Schaubild, sondern beispielsweise auch als Grundlage für die Personalplanung und die Refinanzierung von Stellen.

Umso wichtiger ist es, dass die Datengrundlagen, also Ihre verbuchten Zeiten, stimmen. Dadurch werden auch Fehler bei den Periodenabschlüssen (=Monatsabschlüssen) vermieden, die für uns manchmal frustrierender sind als eine verkohlte Weihnachtsgans. Und jetzt kommt der PSV-Übertrag ins Spiel. Zwar kommen die PSV-Anwender um die tägliche Buchung herum. Dafür müssen sie zum Jahresanfang -spätestens nach Mitteilung im Intranet- ihre prozentuale Verteilung überprüfen. Danach übertragen sie die Daten ins neue Jahr (sog. PSV-Übertrag). Änderungen können gleichzeitig vorgenommen werden.

Die CATS-Anwender kommen zwar um den PSV-Übertrag herum. Dafür legen wir denen ein anderes Ei ins Nest: sie müssen ihre Zeiten täglich erfassen. Wobei, das mit dem Ei war eine andere Geschichte…


​Nadine Rathgeb

Referat 13 - Haushalt, Controlling