Die Aufgaben des Regierungspräsidiums sind so vielfältig wie die Menschen, die im Regierungsbezirk Stuttgart leben. Sie möchten diese Vielfalt der Verwaltung in der größten Mittelbehörde Deutschlands mit rund 2.300 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kennenlernen? Werden Sie Teil des Teams!
Stellenausschreibung
Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d)
Entgeltgruppe 5
zum nächstmöglichen Zeitpunkt
Die unbefristete Vollzeitstelle ist in der Abteilung 8 – Landesamt für Denkmalpflege – im Referat 82 – Denkmalfachliche Vermittlung – im Vorzimmer/Geschäftszimmer der Referatsleitung angesiedelt. Mit dieser Aufgabe ist zugleich die regelmäßige Vertretung der Vorzimmerkraft des Abteilungspräsidenten verbunden. Dienstort ist Esslingen am Neckar.
Ihre Aufgaben
- Führen des Vor- und Geschäftszimmers der Referatsleiterin mit allen anfallenden Assistenzaufgaben wie z.B. Terminplanung, Kalenderverwaltung, postalische und elektronische Korrespondenz (einschließlich Prüfung ihres/seines Postfachs), Terminplanung und -vorbereitung, Steuerung von Videokonferenzen, E-Akte, Adressverwaltung, Annahme und Führen von Telefonaten
- Regelmäßige und vollumfängliche Mitarbeit im Vorzimmer des Abteilungspräsidenten, sofern die hauptamtliche Stammkraft vertreten werden muss
- Selbständige Erledigung von Assistenzaufgaben mit sämtlichen anfallenden büroorganisatorischen Tätigkeiten, einschließlich Schreibarbeiten über das hausinterne Bürokommunikationssystem, MS-Office-Anwendungen, Posteingang und -ausgang
- Unterstützung der Referatsleiterin bei allen anfallenden Aufgaben (z.B. Recherchearbeiten, Marktsondierung, Verwaltung von Krankmeldungen und Daten aus dem Bereich Arbeitssicherheit, PSV-Buchungen, Abfragen, …)
- Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung von Tagungen, Ausstellungen und Veranstaltungen (z.B. Akkreditierung, VIP-Betreuung, …)
Änderungen des Aufgabengebiets bleiben vorbehalten.
Wir setzen voraus
- Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem anerkannten einschlägigen Ausbildungsberuf mit einer Ausbildungsdauer von mindestens 3 Jahren (z.B. als Fachangestellte für Bürokommunikation, Kauffrau/Kaufmann für Bürokommunikation, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r, Verwaltungsangestellte/r) oder einem vergleichbaren Abschluss oder alternativ eine mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariat oder Vorzimmer der Geschäftsleitung.
- Fundierte Kenntnisse in der Büroorganisation und -verwaltung, nachgewiesen durch (erste) Berufserfahrung in Vorzimmertätigkeiten einer Führungskraft
- Führerschein Klasse B und Bereitschaft Dienstfahrten mit dem Dienstwagen durchzuführen
- Bereitschaft zu gelegentlicher Abend- und Wochenendarbeit
- Sorgfältige, eigenständige, routinierte und strukturierte Arbeitsweise, Zeit- und Selbstmanagement. Selbständige Aufgabenerledigung in Abstimmung mit der Referatsleiterin und im Vertretungsfall mit dem Abteilungspräsidenten.
- Gutes schriftliches Ausdrucksvermögen, sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, sichere Rechtschreibung und Interpunktion.
- Gepflegte Umgangsformen sowie freundliches, stilsicheres, verbindliches Auftreten nach innen und nach außen, Zuverlässigkeit, Diskretion und Verschwiegenheit
Von Vorteil sind
- in ausgeprägtem Maße Organisationstalent, Flexibilität, Kundenorientierung
- in ausgeprägtem Maße Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Belastbarkeit
- Interesse an Denkmalpflege und Kultur
- Vorkenntnisse/Erfahrungen im Veranstaltungsbereich
Wir bieten Ihnen
- Eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Team
- Die Möglichkeit der kreativen Mitgestaltung in einer modernen Verwaltung
- Vielfältige Fortbildungsmöglichkeiten
- Einen sicheren Arbeitsplatz
- Eine ausgewogene Work-Life-Balance
- Ein modernes betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Angeboten
- Zuschuss für den ÖPNV (JobTicket-BW)
- Eine sehr gute Vereinbarkeit von Familie und Beruf / Flexible Arbeitszeitmodelle
Ihre Bezahlung
Die Beschäftigung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Die Vergütung erfolgt bei Vorliegen aller persönlichen und tarifrechtlichen Voraussetzungen in Entgeltgruppe 5 TV-L. Hinzu kommen eine Jahressonderzahlung nach dem TV-L und eine Betriebsrente (VBL).
Haben wir Ihr Interesse geweckt?
Bitte bewerben Sie sich unter der Angabe der Kennziffer 24106 bis spätestens 03.06.2024 ausschließlich über unser Online-Bewerbungsverfahren: Online-Bewerbungsportal.
Bewerbungen per E-Mail oder in Papierform können leider nicht berücksichtigt werden.
Haben Sie noch Fragen?
Für Rückfragen stehen Ihnen gerne Herr Schuster, Personalreferat, 0711 904-11245, oder bei Fragen zum Aufgabengebiet Frau Hertlein, Referatsleiterin 82, 07071 757-2459, zur Verfügung.
Weitere Hinweise
Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39,5 Stunden.
Die Stelle ist grundsätzlich teilbar. Frauen werden ausdrücklich zur Bewerbung aufgefordert.
Schwerbehinderte Menschen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.
Die Information zur Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person nach Art. 13 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erhalten Sie unter
Informationen gem. Art.13 DSGVO zum Datenschutz bei Stellenausschreibungen
