Beglaubigungen von Urkunden zur Verwendung im Ausland (Apostillen)

Die Behörden im Ausland können die Echtheit von öffentlichen Urkunden, die in Deutschland ausgestellt werden, nicht in jedem Fall selbst überprüfen.

Deshalb gibt es in Deutschland Stellen, welche die Echtheit der Unterschriften auf den Urkunden, die Berechtigung der Unterzeichner zur Ausstellung der Urkunden sowie die Echtheit der Dienstsiegel (das heißt der "Wappenstempel") der ausstellenden Behörde prüfen und bestätigen, bevor die Urkunden den ausländischen Behörden vorgelegt werden.
Diese Stellen, unter anderem die Regierungspräsidien in Baden-Württemberg, sind den ausländischen Behörden bekannt.

Wir geben Ihnen hier im Rahmen unser Zuständigkeit Tipps und Hinweise zum Thema "Beglaubigung von Urkunden für den internationalen Rechtsverkehr".

Für die Beglaubigung von Urkunden aus dem schulischen Bereich ist das Kultusministerium, von Urkunden aus dem Hochschulbereich das Wissenschaftsministerium zuständig:

• Ministerium für Kultus, Jugend und Sport
• Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst

Urkunden, die von Gemeinde-, Stadt- und Kreisverwaltungen aber auch zum Beispiel von den Industrie- und Handelskammern, Gesundheitsämtern oder Veterinärämtern im Regierungsbezirk Freiburg ausgestellt wurden. Insbesondere:

• Personenstandsurkunden, das heißt Urkunden, die von einem Standesamt ausgestellt wurden, z.B. Geburts-, Ehe-, und Sterbeurkunden, Ehefähigkeitszeugnisse sowie Bescheinigungen über Namensänderung oder -führung,
• Melderechtliche Bescheinigungen der Bürgermeisterämter, zum Beispiel Aufenthaltsbescheinigungen, Meldebescheinigung,
• Einbürgerungszusicherungen, Einbürgerungsurkunde,
• Adoptionsbefürwortungen und Sozialberichte der Jugendämter,
• vom Gesundheitsamt vorbeglaubigte ärztliche Bescheinigungen,
• vom Veterinäramt vorbeglaubigte Impfbescheinigungen,
• und Prüfungszeugnisse der Industrie- und Handelskammer und der Handwerkskammer.

1. Urkunden, die vom Regierungspräsidium Freiburg beglaubigt werden sollen, müssen im jeweiligen Regierungsbezirk ausgestellt worden sein.
2. Die Urkunden müssen im Original vorgelegt werden, und ihr Ausstellungsdatum sollte nichtmehr als sechs Monate zurück liegen, da es sonst sein könnte, dass die Urkunden trotz Beglaubigung nicht im Ausland anerkannt werden. Weiterhin müssen die Urkunden mit einem Dienstsiegel (d. h. dem "Wappenstempel" der ausstellenden Behörde oder Körperschaft) versehen sein.
3. Beachten Sie auch genau, welche Angaben Sie gegenüber den ausländischen Behörden nachweisen müssen und ob diese Angaben auch tatsächlich durch die Urkunde dokumentiert werden.

Sie können uns Ihre Urkunden mit der Post schicken.
Sofern Sie den Postweg vorziehen, legen Sie bitte Ihren Urkunden ein Begleitschreiben bei, aus dem Ihre Anschrift, Ihr Anliegen und insbesondere das Bestimmungsland der Urkunden hervorgeht.

Muster eines Begleitschreiben zur Beglaubigung von Urkunden zur Verwendung im Ausland (pdf)

Die Beglaubigung kostet für Privatpersonen pro Urkunde 15 Euro; für Unternehmen 30 Euro.
Urkunden die von Jugendämtern für Auslandsadoptionen ausgestellt wurden, werden gebührenfrei beglaubigt.

Wenn Sie bei einem anderen Regierungspräsidium eine Urkunde zur Verwendung im Ausland beglaubigen lassen müssen, finden Sie hier Informationen zum Ablauf und den Kosten:

Regierungspräsidium Karlsruhe
Regierungspräsidium Tübingen
Regierungspräsidium Stuttgart

Es gibt zwei Arten der Beglaubigung:

• Legalisation
• Apostille

Welche Art der Beglaubigung notwendig ist, erfahren Sie bei der zuständigen konsularischen Vertretung des Bestimmungsstaates in Deutschland oder bei den für die Beglaubigung zuständigen deutschen Stellen.

Für Länder, die dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten sind, genügt es, die erforderlichen Urkunden mit einer sogenannten „Apostille“ zu versehen. Mit der Apostille wird die deutsche öffentliche Urkunde direkt im Ausland anerkannt.

Werden die Urkunden für Länder benötigt, welche diesem Abkommen nicht beigetreten sind, beglaubigen wir die Urkunden vor. Danach müssen Sie sich mit Ihren Urkunden noch an die konsularische Vertretung des Bestimmungsstaates in der Bundesrepublik Deutschland wenden. Dort wird die von uns vorbeglaubigte Urkunde dann "legalisiert" (überbeglaubigt) und kann dann erst im Ausland verwendet werden.

Übersicht von Ländern, die die Apostille akzeptieren