fabasoft

AUS DEN ABTEILUNGEN 



10. Fabasoft-Anwendertreffen in Tübingen


von Heiko Herbrand

 

 

Am 25. Oktober 2016 trafen sich auf Einladung der Abteilung 11 – Marktüberwachung – 16 Vertreterinnen und Vertreter von zehn verschiedenen Behörden im Regierungspräsidium Tübingen, um Erfahrungen im Umgang mit der Dokumentenmanagement-Software „eGoV-Suite“ auszutauschen. Sowohl die Abteilung 11 als auch die vertretenen Behörden (Paul-Ehrlich-Institut, Robert-Koch-Institut, Bundesamt für Arzneimittel und Medizinprodukte, die Städte München und Nürnberg, Umweltbundesamt, Bundesamt für Strahlenschutz, Eisenbahnbundesamt, Bundesamt für Geowissenschaften und Rohstoffe und das Umweltministerium Rheinland-Pfalz) nutzen diese Software teilweise schon seit vielen Jahren.

Wie kommt es zu einem Treffen von so vielen Behörden, die auf den ersten Blick gar nichts miteinander zu tun haben?

Dazu muss man ca. drei Jahre zurückblicken. Im Sommer 2013 fiel im Stuttgarter Kabinett die Entscheidung, die Marktüberwachung in Baden-Württemberg zu zentralisieren. Am RP Tübingen wurde eine neue Abteilung gebildet, mit einer Tübinger Zentrale und sieben weiteren Dienstsitzen. Die Referate wurden als Flächenreferate ausgeführt, d. h. die Kolleginnen und Kollegen arbeiten zwar im gleichen Referat aber an verschiedenen Orten.

Das stellte die neue Abteilung sofort vor große Herausforderungen: Wie bearbeitet man gemeinsam Vorgänge über die Distanz, wie organisiert man den Postlauf, wie zeichnet man ein- und ausgehende Schriftstücke? Benutzt man weiterhin Papier in Umlaufmappen, verzögert sich die Bearbeitung erheblich. Daher kam nur eine Lösung in Frage: Die neue Abteilung arbeitet seit ihrer Gründung am 01. Januar 2014, weitestgehend elektronisch zu arbeiten.

Referat 11 stellte hierzu in sehr kurzer Zeit ein Vorgangs-Bearbeitungs-System zur Verfügung, das zum großen Teil aus Modulen der Organisations-Datenbank des Hauses bestand und sich im Laufe der Zeit immer weiterentwickelt hat.

Der Umgang mit den Dokumenten war dennoch schwierig, so dass man im Jahr 2015 im Einvernehmen mit der IT-Leitstelle des Innenministeriums eine Ausschreibung für ein Dokumenten-Management-System startete. Den Zuschlag erhielt die Firma Fabasoft aus Linz (Österreich). Diese schaffte es, ihre `eGOV-Suite` an das Vorgangs-Bearbeitungs-System der Abteilung 11 anzubinden und somit optimal in schon bestehende Prozesse zu integrieren.

Während der Ausschreibungsphase wurden Kontakte zu behördlichen Referenzkunden geknüpft. Darüber erhielt das RPT Kenntnis über eine schon seit einigen Jahren bestehende Arbeitsgruppe vieler verschiedener Behörden, die das gleiche Produkt einsetzen. Ziel dieser Gruppe ist neben dem Austausch über die Möglichkeiten der Software im täglichen Behördenalltag auch die Verständigung über gemeinsame Anforderungen zur Weiterentwicklung. So profitieren nicht nur einzelne Kunden von speziellen Lösungen, sondern auch andere Behörden. Unter dem Strich lassen sich damit Kosten sparen.

Vertreter der Abteilung 11 waren im Jahr 2015 erstmalig bei einem Treffen dieser Gruppe, die sehr vom Engagement des Robert-Koch-Instituts und des Paul-Ehrlich-Instituts profitiert. Dem Wunsch der Gruppe, das Treffen 2016 in Tübingen abzuhalten, wurde entsprochen und so kam es eben dazu, dass das 10. Anwendertreffen in den Räumen der Weißen Banane in Tübingen stattfand. Einige Teilnehmer reisten schon am Vortag an und nutzten die Gelegenheit die Tübinger Altstadt zu erkunden.

Da alle anwesenden Behörden diese Software für ihre elektronische Akte nutzen, lag ein Schwerpunkt auf einem Austausch zu Themen wie Schriftformerfordernisse (was und wie muss man Dokumente unterschreiben), Langzeitspeicherung, Updates und Realisierung von verschiedenen Prozessen.

Die Abschlussrunde hat gezeigt, dass solche jährlichen Treffen mehr als lohnenswert sind. Der nächste Termin wird 2017 beim Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte in Bonn stattfinden.

Abteilung 11 arbeitet auf Grundlage des eGOV-Gesetzes Baden-Württemberg von 2015 an einer vorzeitigen vollständigen Umstellung von der Papierakte auf die elektronische Akte. Gemäß eGOV-Gesetz ist die landesweite Einführung der elektronischen Akte für das Jahr 2022 vorgesehen.